L'écran suivant offre plusieurs fonctions dont la principale est d'obtenir le dossier du client pour ensuite gérer les Locations, les Ventes, les Retours, les Réservations, les montants dus par le client ainsi que plusieurs autres fonctions essentielles.  Ce module est le coeur du système et tout commis y sera 99% du temps. Tout est en fait très simple à utiliser. Voyons comment se fait une location régulière de deux cassettes: Entrez le Dossier du client et pressez Enter Entrez la cassette no 1 et pressez Enter ensuite la cassette no 2 et pressez Enter Pressez Enter pour obtenir votre Total F4 pour enregistrer le tout C'est tout! Pour les Clubs Vidéo à gros volumes équipés de lecteurs de Codes à barres. Lecture de la carte de membre Lecture de chacune des cassettes Pressez Enter pour obtenir le Total On a touché au clavier une seule fois pour obtenir le Total. Super, Non? Étape 1: Obtenir le Dossier du client Le curseur se place tout d'abord dans le champ sous Client/Cassette/Téléphone prêt à recevoir l'information. Durant ce temps, toutes les touches de fonctions indiquées au bas de l'écran sont utilisables tel que décrit un peu plus loin. Vous pouvez obtenir le dossier du client ici de trois façons différentes. Vous pouvez taper directement le code du Client -ou bien- vous tapez le code d'une seule Cassette qu'il rapporte -ou bien- vous y entrez son numéro de Téléphone. Vous pressez ensuite sur Enter. a) Code de Client Ce code consiste en un Code alphanumérique désigné au dossier du client lors de sa création. Si le client possède sa carte de membre, vous entrez directement son Code de Dossier ici et pressez Enter. Si vous détenez un lecteur de code à barres, il suffit de lire le code à barres sur la carte et le dossier apparaît sans avoir à toucher au clavier. b) Code de Cassette Ce code comprend le Code du Titre du Film + le numéro de la cassette (par exemple AB32W.2)  Particulièrement pratique lorsqu'un client vous rapporte plusieurs cassettes. Entrez ici le code d'une seule des cassettes reçues du client et son dossier complet apparaît. c) No de Téléphone Tapez le no de téléphone de la résidence du client. Pour le Canada, seuls les sept derniers chiffres sont utilisés. Attention, il est essentiel d'utiliser le format habituel 999-9999 et ne pas oublier le tiret. Avec ce format précis, Vidéo Vision montrera dans une fenêtre tous les dossiers utilisant ce numéro de téléphone. Appuyez sur Esc si vous vous êtes trompé et voulez recommencer. Appuyez sur Enter pour choisir. Notez que si un seul numéro de téléphone correspond à votre demande, le dossier du client apparaîtra immédiatement. Pour tout autre pays que le Canada, vous devez entrer les 10 numéros tous ensemble. Sans espace ou point.   Examinons maintenant les touches de fonctions disponibles au bas de l'écran. Montre la liste des réservations pour la journée classées et regroupées et par noms de clients. Les différentes options sont: F1 Détail/Client avisé: montre les coordonnées du client et permet d'indiquer si le client a été avisé que sa réservation est arrivée. F2 Calendrier: Accès au calendrier perpétuel. F3 Choisir ce Client: Ferme la fenêtre et affiche le dossier du client tout comme si vous aviez entré le Code du Client sous Client/Cassette/Téléphone ci-haut. F4 Modif Cass#: Vous permettre de modifier le no de cassette qui sera remis au client. Une des raison de cet utilitaire est par exemple, une cassette qui revient endommagée. Au moment du retour, si vous n'avez pas réservé une cassette précise, l'ordinateur surveillera les entrées et allouera ce no de cassette à la première réservation. Mais si cette cassette est endommagée, vous ne pouvez la remettre au prochain client qui l'a réservé. Vous mettrez alors cette cassette de côté et la changerez avec une autre disponible en indiquant le nouveau no de cassette. Montre le dernier utilisé tout comme si on entrait à nouveau le code du dernier client servi. Très pratique dans les cas où on vient tout juste de terminer la transaction du dernier client. Et que le même client a besoin d'autre chose. Pour éviter de taper à nouveau le code du dernier client servi.     Statut des cassettes et Réservations: Montre le statut de chacune des cassettes d'un titre Permet de faire des réservations sur un titre précis Imaginons qu'un client téléphone et indique qu'il aimerait réserver un film. Vous devez donc dans un premier temps vérifier la disponibilité de ce titre. Vous pressez donc F4 qui vous demande aussitôt soit le Titre du film désiré ou son code. Dès que vous avez trouvé le titre recherché, Vidéo Vision vous montre le statut de chacune des cassettes de ce titre. Vous êtes donc immédiatement en mesure de dire au client si au moins une copie est disponible en magasin pour réservation. Situation 1: une copie est disponible pour réservation immédiate Si Vidéo Vision indique qu'un copie est disponible en magasin et que le client vous informe qu'il passera au magasin chercher la cassette d'ici 2 heures. Vous informez donc votre client que vous aller tout de suite mettre de côté cette copie pour lui. Il suffit maintenant d'indiquer cette réservation au logiciel. De ce même écran où vous avez vérifié le statut de chacune des cassettes, vous appuyez sur la touche R pour faire la réservation tel qu'indiqué au bas de ce même écran - (R) Réservations. Vidéo Vision vous montre alors toutes les réservations actives pour ce titre. Vous appuyez donc sur F1 pour ajouter cette nouvelle réservation pour votre client.  Une fenêtre s'ouvre et demande la date de réservation. Entrez la date ou encore pressez F1 pour obtenir l'accès au Calendrier perpétuel de Vidéo Vision. Du calendrier, choisir la date de la réservation et pressez Enter pour accepter. Le code du client est ensuite demandé. Entrez le code du client ou pressez F1 pour accéder au module de recherche de clients. Une fois le clients choisi, le Numéro de cassette est ensuite demandé. Avant de compléter cette réservation, allez chercher physiquement la cassette à réserver et revenez compléter la réservation. Supposons que vous avez en main la copie no 3 du film A122, vous entrez alors 3 dans le champs Numéro de cassette. :. Vous placez ensuite cette cassette de côté avec les autres cassettes réservées avec une note attachée indiquant le code du client. Lorsque ce client viendra chercher cette cassette, Vidéo Vision supprimera automatiquement cette réservation. Situation 2: aucune copie n'est disponible pour réservation en soirée Si toutes les copies d'un titre sont sorties et qu'un client désire en réserver une copie pour la soirée cela dépendra alors du status des cassettes sorties.  Si le statut des cassettes montre qu'aucune cassette ne sera retournée pour aujourd'hui, il est évident que vous n'êtes pas en mesure de prendre la réservation du client.  Mais si, par exemple, les 5 copies d'un titre sont sorties mais que vous en attendez 4 pour ce soir, vous pouvez dire à votre client qu'il y a de fortes chances qu'une des copies entrera avant 19h. Prenez alors sa réservation sans entrer de numéro de cassette cette fois puisque vous ne savez pas laquelle entrera en premier. Dès que la première copie sera rapportée, le logiciel vous avisera clairement que cette cassette est réservée. Il vous suggérera même de mettre cette cassette de côté pour le client précis qui l'a réservé et non de la replacer à son endroit habituel.  Dès l'enregistrement du retour de la cassette, Vidéo Vision inscrira lui-même le numéro de la cassette reçue à cette réservation pour ce client. Vous pourrez aussitôt téléphoner à votre client pour lui dire que sa copie est entrée.  Situation 3: une réservation pour dans plusieurs jours Cette situation ressemble beaucoup à la situation 2 ci-dessus sauf que, même si vous avez des cassettes disponible, vous ne désirez pas mettre de côté une cassette pour 3 jours et risquer de perdre des locations. Vous enregistrez donc la réservation dans Vidéo Vision tout de suite sans le numéro de cassette. Les clubs vidéo qui utilisent activement un système de Réservations doivent absolument vérifier la liste des réservations du jour à chaque début de journée et depuis cette liste, mettre de côté les cassettes réservées, les identifier avec le code et le nom du client pour ensuite les mettre de côté dans un endroit destiné aux cassettes en réservation. Une autre excellente habitude est de contacter le client pour l'aviser que son film a été mis de côté pour lui. La fonction  expliquée ci-dessus est destinée à faciliter ces tâches.   Permet de chercher un dossier de client par son Code, le début de son nom ou son numéro de téléphone de la résidence. Utilitaire permettant la recherche de Titres par Acteurs (jusqu'à 3) dans le même film ou non, par Réalisateur ou par un extrait du titre. 1. Succursales: bottin pour les chaînes de magasins. 2. Factures précédentes: permet de voir en détail ou d'imprimer toute facture précédente. 3. Retours Rapides: permet l'ajustement des paramètres concernant les cassettes rapportées dans un court délais. Le client pourrait recevoir certains points bonis comme encouragement et de votre côté vous pourriez louer ce film à nouveau en soirée. 4. Retours en lot: voici un module bien pratique permettant d'enregistrer le retour de toute une série de cassettes très rapidement. Pas besoin de demander le dossier du client avant. Il suffit de taper le code de la cassette (+Enter) et si la cassette n'est pas en retard, c'est tout. Le retour est enregistré! Si la cassette est en retard, Vidéo Vision vous en avisera. Placez cette cassette de côté et continuez à entrez les autres. Très utile pour les retours dans les chûtes de nuit. Entrer ensuite les cassettes en retard de la façon conventionnelle. Nous ne pouvons automatiser cette opération parce qu'un jugement humain est requis selon le dossier de chaque client. 5. Sommaire de l'encaisse: calcule et montrer rapidement les éléments de l'encaisse. 6. Cassettes en locations: permet de voir en pressant une seule touche toutes les cassettes encore en circulation à l'extérieur du magasin. Très utile entre autre, pour estimer le personnel à faire entrer le lendemain. Permet d'entrer un nouveau dossier de Client directement de cet écran au lieu de sortir de cet écran et d'aller au menu 1. Dès acceptation du dossier, on est prêt à commencer la location de cassettes. Les choix 1, 2 et 3 permettent de noter les petits ajouts/retraits tirés de la caisse comme de payer un café à un ami ou encore de donner quelque montant au laveur de vitres. Ces ajouts/retraits apparaîtront sur le rapport de caisse pour balancer. Pour ceux qui ont un tiroir-caisse activé automatiquement par Vidéo Vision lors d'une vente, l'item 4 sert à ouvrir cette caisse sans avoir à faire de transactions. Explique toutes les options possibles de l'écran ci-haut. Étape 2: Quoi faire avec le dossier du client Voici un exemple de dossier de client.  On a obtenu ce dossier de client en entrant soit son code de client qui est 2 ou son numéro de téléphone 789-9999 (pour le Canada) ou encore le no de la cassette qu'il rapporte s'il l'a avec lui bien sûr, qui est 3000.1 Du coup, on obtient diverses informations sur le client qui nous sont précieuses:  son ancienneté avec le club la date de sa dernière visite le nombre de locations du mois courant le nombre de locations du mois précédent le nombre de locations totales depuis qu'il est enregistré dans votre magasin  le nombre de fois en retard le total dû en Compte à recevoir et/ou en retard dus les trois lignes de remarques spéciales la liste des cassettes en sa possession La ligne ci-dessus signifie que la cassette 3000.1 a été louée le 11 octobre pour 1 jour. Au moment du retour aujourd'hui, la cassette a cumulée 229 jours de retard et le montant des retards a atteint 200.00 dollars ou plus. Le montant de 200 par cassette est un plafond fixé par le logiciel pour éviter d'atteindre des montants dénués de sens. A 200 dollars, francs français ou francs suisse, le client voudra négocier avec le marchand qui a tous les outils nécessaire dans Vidéo Vision pour modifier le prix tout en gardant une trace de la transaction comme contrôle des employés. La case Réservation vide signifie qu'aucune réservation n'a été faite pour ce titre. Si nous avions eu une réservation sur ce titre, cette case indiquerait le code du client qui aurait fait une réservation sur ce titre dont le magasin n'avait aucune copie en magasin mais qui comptait sur l'arrivée de la première cassette reçue. Si cette cassette est rapportée par le client, Vidéo Vision vous indiquera de placer cette cassette de côté pour la réservation. Une fois le dossier devant nous, nous pouvons utiliser toutes ces options.  Normalement on appuie sur Enter (En est l'abréviation de Enter) pour continuer. On presse sur Enter pour continuer. Vidéo Vision reconnaîtra s'il y a ou non un ou des retours et posera les questions en conséquences. Nous expliquerons plus loin les diverses possibilités. Si on s'est trompé de client ou si on voulait juste jeter un coup d'oeil au dossier, on appuie sur la lettre A pour choisir un autre dossier. Presser Esc donne le même résultat. Pour ceux qui se servent d'une date d'échéance aux dossiers des clients, soit pour contrôler les cartes de membres ou pour toute autre raison, cette touche permet de modifier directement cette date facilement sans avoir à ouvrir le dossier au complet. Cette fonction permet de visualiser toutes les locations précédentes du client et de rechercher tout titre déjà loué par ce client. Cette touche montre séparément les totaux dus en comptes à recevoir et en retards dus. Elle permet aussi d'y entrer les paiements reçus du client et les escomptes accordés qui seront reportés sur le total de la facture. Il est possible de voir le détail de toutes les transactions impliquées, jusqu'à la facture détaillée. Une fois dans la facture détaillée, utilisez les touches des flèches par en bas ou par en haut ou encore les touches Page Up ou Page Down pour voir toute la facture. Vous permet de modifier toute information au dossier du client. Permet d'effacer, modifier, ajouter jusqu'à 3 lignes de notes au dossier du client. Montre la ou les réservations actuelles de ce client. Le mot anglais Void signifie Annulation et est destiné à générer une note de crédit à un client pour toute sorte de raisons: le client se rend compte arrivé chez lui que la cassette est brisée, il a loué la mauvaise cassette et n'a plus le temps d'en prendre une autre, etc... L'opération Void montre d'abord les factures précédentes de ce client et se positionne sur la dernière. Si on désire en annuler une autre, on monte avec les flèches pour trouver celle qui nous intéresse. Une fois trouvée, on appuie sur F1. Si les mots de passe sont activés, on en demande un. Vidéo Vision demande de confirmer l'annulation. Si on répond Oui, une nouvelle transaction est automatiquement créée sous forme de note de crédit avec les mêmes montants mais en moins. On remet ensuite l'argent au client. Par mesure de précaution, cette opération est inscrite automatiquement dans le rapport d'exception (I. Gestion des Ventes et B. Rapport d'exception (REX)). Cette opération ne rapporte pas les cassettes, ne remet pas les Points Bonis et ne soustrait pas les divers cumulatifs de nombres de locations au dossier du client ou ailleurs. Cette opération apparaît au rapport quotidien ou mensuel de caisses et est comptabilisée pour balancer la caisse. Étape 3: Retours et/ou Facturation On appuie sur Enter. Si le client a des cassettes déjà louées Si le client a des cassettes déjà louées, Vidéo Vision demandera de lui indiquer lesquelles sont rapportées. Si toutes les cassettes ne sont pas rapportées, indiquer lesquelles en appuyant sur le no de la ligne (0 à 9) qui contient le code de chacune des cassettes rapportées.  Si toutes les cassettes sont rapportées, appuyez une seule fois sur la lettre T. Pour chaque cassette indiquée comme rapportée, un X s'inscrit dans la colonne X. Si vous avez fait une erreur et avez appuyé sur la mauvaise touche, pressez-là à nouveau et l'opération sera renversée.  Par exemple, vous avez trois cassettes indiquées comme sorties sur les lignes no 0, 1 et 2 et vous avez appuyé sur 1 au lieu de 2. Appuyez à nouveau sur 1 et le X inscrit s'effacera. Appuyez ensuite sur le 2. Si vous indiquez un ou plusieurs retours, Vidéo Vision vous guidera selon qu'il y a des retards ou non. A) Avec Retard(s) Vidéo Vision vous montrera le total dû par le client du total théorique de tous les retards incluant toutes les taxes et vous demandera le montant réel que vous désirez charger au client. Si vous indiquez un montant moindre, la différence sera automatiquement inscrite comme une réduction au client au détail des transactions. Ensuite Vidéo Vision vous demandera si vous désirez Transférer aux Retards dus ou Continuer la Facture. Si le client n'est pas devant vous (par exemple la cassette a été déposée dans la chute de nuit de votre magasin) vous allez Transférer la transaction aux Retards dus et si le client est physiquement devant vous, vous aller possiblement continuer la facture de façon à inclure le coût des retards au total de la facture. B) Sans Retard Vidéo Vision enregistre immédiatement les cassettes rapportées afin de les rendre disponibles.  Dans les cas très rares où le client rapporte sa cassette et loue dans la même transaction, effectuez l'opération pour rapporter la cassette et pressez F3 pour redemander le même dossier.    Si le client n'a aucune cassette déjà louées Si le clavier NIP est actif sur ce poste et que le dossier de ce client exige un Numéro d'Identification Personnel, Vidéo Vision le demandera à cette étape. Vidéo Vision demande le code de la cassette à louer ou du produit/Service à vendre. Par exemple, pour louer la cassette 1000.2 entrez ce Code et pressez Enter. Pour vendre le produit no 123, entrez ce Code et pressez Enter. Continuez jusqu'à ce que tous les items soient entrés. Lorsque vous avez terminé, pressez Enter pour obtenir le Total de la facture. Un lecteur de Code à Barres vous permet de lire tous les articles sans aucune erreur et sans avoir à toucher au clavier une seule fois. Lorsque vous avez terminé, pressez Enter pour obtenir le Total. Si un titre a déjà été loué par ce client ou un membre de sa famille, un message vous en avisera immédiatement. Indique le classement de chacune des cassettes louées. Permet de choisir parmi les personnes autorisées celle qui effectue la location. Le nom de cette personne sera inscrit sur la facture. Très pratique lorsqu'une cassette est en retard, nous sommes alors en mesure de parler à la bonne personne ou d'indiquer clairement au détenteur de la carte celui ou celle qui est venu louer les cassettes en question. Permet d'annuler une entrée erronnée.  Cette annulation s'inscrit automatiquement dans le registre des prix modifiés. Permet de voir ou vérifier la liste des produits/services vendus.  Notez que pour vendre un produit/service, vous n'avez pas à presser cette touche. Entrez directement le code valide (de 1 à 9999) depuis  et pressez Enter. Permet de modifier chaque prix de locations individuellement. Si vous modifiez le Total,  Vidéo Vision distribuera le prix également à chaque titre loué.  Obtenir le Total de la Facture. Plus d'explication plus loin. Aide en ligne explicant comment utiliser cette page. Étape 4: Total de la facture Voici le détail du Total payable par le client. Le montant est toujours dans la monnaie du pays. Le symbole monétaire est modifiable par l'utilisateur dans la section de configuration. Le Total est aussi montré en Euro dans les pays participants. Normalement, on entre le montant remis par le client et on appuie sur F4 pour enregistrer la transaction. Vidéo Vision calcule et indique la monnaie à remettre. Vous pouvez retourner en arrière pour modifier la facture et/ou accéder aux fonctions précédentes. F2 Imprimer: pour activer/désactiver l'impression de cette facture. F3 Annuler: pour annuler cette facture. Tous les détails de cette facture annulée sont automatiquement transférés (sans que l'utilisateur le sache) dans le module de gestion des factures annulées qu'on retrouve du Menu principal au choix I. Gestion des Ventes et A. Gestion des Factures annulées. Un employé qui génère trop de factures annulées peut indiquer une incompétence ou pire, un employé malhonnête. Nous avons connu des employés qui remplissaient leurs factures de façon normale. Indiquaient le prix au client... puis effaçaient la facture pour mettre l'argent dans leurs poches. C'est pourquoi nous avons ajouté ce contrôle. F4 Enregistrer: pour finaliser et enregistrer cette transaction. F9 Points Bonis: permet la distribution des primes en échange de Points Bonis. Tout est calculé automatiquement. Utilisez la barre d'espacement pour appliquer les Points Bonis à ce que vous désirez. F10 Compte Dû: clignotera si un montant est dû comme rappel d'un paiement requis du client. Utilisez cette touche pour effectuer un paiement du client à la dernière seconde.  Un truc qui fonctionne bien est de demander au client s'il peut donner un montant minime sur son compte dû. La plupart du temps il sera d'accord et parfois il répliquera même qu'il peut donner encore plus. Quoi qu'il en soit, Vidéo Vision vous permet de gérer aisément et avec grande précision une quantité illimité de tous ces petits montants reçus et des crédits accordés.

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