1. Entrée
des nouveaux Clients
Permet
la saisie de toutes les informations pertinentes pour constituer un nouveau
dossier de client. Ce module est aussi accessible directement du module
"B. Ventes et Locations" avec "F8. Nouveau Dossier"
- Écran pour le Canada -
 |
- Pays de l'Europe
-
Le format des Codes Postaux et des numéros
de téléphones ont été adaptés
aux besoins de chaque région.
Les champs No Carte d'identité et
Permis
de Conduire remplacent les champs No Assurance
Sociale et No Ass Mal ou Permis. |
Notes sur certains
champs:
Code
du Client:
entrer un code alphanumérique contenant de un à sept caractères/chiffres.
Nom
du Client:
entrer le nom de famille d'abord et ensuite le prénom séparé
par un espace.
Téléphone
Résidence:
validation sur les sept derniers chiffres (au Canada): vérifier
et aviser automatiquement si un autre dossier possède ce même
no de téléphone. Peut être activé/désactivé
par la configuration générale du système. Pour tout
pays autre que le Canada, ce champ est validé sur tous les chiffres
constituant le numéro de téléphone.
Date
de naissance: champ
non obligatoire mais peut être utilisé comme programme de
fidélisation de la clientèle. La configuration peut activer
un avis automatique au commis lors de la location dans le cas où
ce serait l'anniversaire (ou la veille) du client. Libre à vous
alors de lui offrir une location gratuite ou autre.
No
Assurance Sociale:
une validation (selon les normes gouvernementales) du no d'assurance sociale
est automatiquement exécutée dès que vous pressez
Enter. Si le numéro n'est pas valide, Vidéo Vision vous en
avise et vous demande si vous désirez accepter ce numéro
quand même.
Mémo:
Clef/Catalogue:
champ de texte libre.
Clef:
Sert
à indiquer si on a remis une clef au client pour accès à
la chute de retour de films après les heures d'ouverture.
Catalogue:
Sert
à indiquer (en région surtout) si on a déjà
remis un catalogue au client.
Blocage
du Dossier?:
inscrivez O (pour Oui) si vous désirez empêcher toute autre
vente ou location à ce client. Il est recommandé d'inscrire
la raison du blocage dans le champ des remarques Spéciales juste
en dessous. De cette façon, lorsque vous demanderez ce dossier depuis
le module de Ventes et Locations, le logiciel vous montrera la raison
dans les remarques spéciales et vous indiquera immédiatement
que ce dossier est bloqué. Les retours seront acceptés mais
toute nouvelle vente sera refusée.
Remarques
Spéciales:
cet espace de trois lignes de 50 caractères chacune sert habituellement
à inscrire des notes concernant ce client particulier ou pour les
personnes autorisées de ce dossier. On peut aussi y noter que "son
compte à payer est trop haut et qu'il doit le payer à sa
prochaine visite". Ou encore de "ne pas louer de films xxx à sa
fille de 13 ans"; ou bien "son appareil a tendance à briser les
rubans". C'est comme un petit bloc-notes attaché à ce dossier
de client où vous pouvez y écrire ce que vous voulez.
Fonction
spéciale: exemption des taxes:
Si vous
inscrivez sur la première ligne des remarques spéciales les
lettres IND#
en majuscules, toutes les factures faites à ce client ne calculeront
aucune taxe. Au Canada, les Indiens (autochtones) possèdent un no
d'exemption des taxes qu'on écrit ici. On y inscrit donc IND#
suivi du numéro d'exemption à son dossier.
Catégorie
de Client: permet
d'indiquer la catégorie de prix du client, soit A, B, C ou D
Par
exemple on pourrait décider que nos clients "réguliers" sont
de la catégorie A et que les clients de 65 ans et plus sont de la
catégorie B et établir une grilles de prix à 10% de
rabais. La catégorie D est souvent pour les employés qui
obtiennent les locations gratuites.
NIP
(confidentiel):
on
y entre un chiffre de 6 numéros si on désire utiliser un
clavier NIP (No d'Identification Personnel) pour valider l'identité
du client. Remplace la carte de membre.
Dossier
responsable: permet
l'entrée du code d'un autre dossier dont le membre sera responsable
de celui-ci. Par exemple, un club Vidéo offre une carte de membre
"personnelle" aux enfants dans son entourage. Cela touche favorablement
la plupart des jeunes qui sont tout fier d'exhiber leur carte à
leurs amis. Il faut faire confiance, mais tout de même être
prudent. Alors, avec l'accord du possesseur de la carte (souvent c'est
le père ou la mère), on y inscrit à cet endroit leur
numéro comme responsable des locations/achats de leur jeune.
(E)
Enregistrer
Lorsqu'on
a terminé l'entré de tous les champs, l'ordinateur nous donne
le choix d'enregistrer, de Modifier ce nouveau Dossier ou d'annuler ce
nouveau Dossier.
Dès
qu'on presse (E) Enregistrer le logiciel ouvre une petite fenêtre
pour nous permettre d'y placer les noms des personnes autorisées
à louer au nom du détenteur de cette carte. On appuie sur
F3 pour y ajouter les noms. Pressez toujours Enter dès que vous
avez entré un nom pour le valider. Lorsque vous avez entré
tous les noms, appuyez sur (Esc). Pressez F3 encore une fois si vous désirez
apporter des corrections aux noms que vous venez d'entrer. Lorsque vous
avez terminé, appuyez sur (Esc) et le nouveau dossier de client
s'enregistrera automatiquement.
2. Examen rapide
par noms
Montre
quelques champs d'une vingtaine de clients par écran classés
par noms.
Destiné
surtout à faire des recherches avec F2. On obtient tous les détails
en appuyant sur F1.
3. Examen rapide
par codes
Même
principe que 2 ci-dessus mais classés par codes.
4. Révision
des dossiers
Permet
la modification de tout dossier de Client en pressant sur (M)Modifie
(I)Identité
permet l'ajout, l'annulation ou la modification d'une des 9 personnes autorisées
à louer au nom de ce dossier de Clients.
Permet
aussi l'annulation d'un dossier de client. Dans ce cas, plusieurs validations
seront automatiquement faites et vous serez avisé de l'impossibilité
d'annulation du dossier si le client a une location en sa possession, un
compte à payer, un retard dû ou une réservation à
son nom.
Permet
aussi la modification des Points Bonis pour un ajustement très particulier
au dossier.
Cette
section comporte aussi un utilitaire de duplication de dossier.
5. Sommaire de la
Clientèle
Diverses
statistiques intéressantes sur l'ensemble de la clientèle.
6. Annulation des
Dossiers inactifs
Annulation
automatique des dossiers inactifs depuis au moins 12 mois. La date cible
est modifiable par l'usager. Tous les points importants sont vérifiés
automatiquement pour s'assurer que les dossiers éliminés
ne doivent plus rien au magasin.
7. Clientèle
par zone postale
Indique
la répartition des clients selon les x lettres/numéros du
code postal.
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